Lo recordamos vagamente entre cafés y calendarios: «aquello del registro horario». Una obligación que desde 2019 está en vigor pero que, cinco años después, sigue provocando respuestas tipo «creo que estamos cumpliendo» o el clásico «tenemos una plantilla en Excel… más o menos». La realidad en 2025 es clara: la Inspección de Trabajo no perdona y las multas tampoco. Pero, paradójicamente, el caos reina entre fichajes, apps improvisadas y protocolos inexistentes.

Este no es un artículo para asustar. Es una radiografía real —sin anestesia— de lo que implica cumplir (bien) con el registro horario y cómo hacerlo sin que parezca una caza de brujas dentro de tu empresa. Porque, seamos francos, fichar no debería generar ansiedad ni conflictos. Ni en Recursos Humanos ni entre los empleados.

Todo lo que necesitas saber, explicado como lo contarías en la máquina de café

• Qué exige exactamente la normativa laboral actual.
• Qué errores siguen cometiendo las empresas (incluso las que creen estar cumpliendo).
• Qué opciones tecnológicas hay y cuáles no deberías tocar ni con guantes.
• Cómo hacer que el registro horario no se convierta en un castigo colectivo.
• Cómo usarlo, de verdad, como una herramienta útil y no como un simple trámite legal.

Todo contado con ejemplos reales, respuestas sin rodeos y un lenguaje que no suena a copia literal del BOE.

La normativa, sin filtros: lo que te piden (y lo que ni sabías que exigían)

¿Qué dice la ley?

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Real Decreto-ley 8/2019. Cuatro años de conservación. Fichaje obligatorio. Sí, suena a manual de instrucciones del siglo pasado. Pero lo importante no está en la letra, sino en cómo se aplica.

En 2025, lo que realmente exige la normativa sobre registro horario se ha afinado, endurecido y detallado. Ya no vale con tener «algo». Hay que tenerlo bien, probado, documentado y listo para ser consultado. Y rápido.

Puntos clave que debes cumplir (sin excusas)

• Registro diario individual: Cada persona trabajadora debe fichar entrada y salida. Cada día. Da igual que esté en casa, en una feria o en una fábrica.
• Trazabilidad: Lo que se registra no se toca. O mejor dicho: si se toca, queda registrado quién, cuándo y por qué. Fin.
• Conservación durante 4 años: Y accesible. No sirve decir «lo tengo guardado, pero ahora no sé dónde».
• Compatibilidad con todo tipo de jornadas: Flexibles, parciales, por turnos, híbridas. El sistema debe reflejar la realidad. No maquillarla.

De la teoría a la jungla: cómo implantar un sistema sin perder a medio equipo por el camino

Paso 1: Mapa de situación (¿sabes realmente cómo trabaja tu gente?)

Antes de implantar nada, necesitas entender qué tipo de trabajo hay en tu empresa. ¿Quién tiene horario fijo? ¿Quién hace teletrabajo? ¿Hay personal comercial que nunca pisa oficina? Si no entiendes cómo se organiza el tiempo, el sistema que elijas no servirá de nada.

Paso 2: Una política escrita, clara y —sí— firmada

No basta con tener una app. Necesitas un protocolo: cómo se ficha, qué pasa si alguien no lo hace, cómo se gestiona un olvido, quién supervisa. Todo por escrito. Todo validado. Todo compartido.

Y si tienes representación sindical, toca negociar. No hay atajos aquí.

Paso 3: Escoge bien. No te cases con lo barato ni con lo fácil

• Lo que no funciona: Excel, fichajes por WhatsApp, firmas escaneadas, emails.
• Lo que sí: soluciones en la nube, apps con trazabilidad, terminales con huella digital si todo el equipo está en presencial. Plataformas como Smarteam que permiten fichar desde el móvil y cumplen todos los requisitos legales.

Paso 4: Implementa con cabeza (y con tacto)

Haz una prueba piloto, escucha al equipo, ajusta lo que no funcione. Implanta por fases. Explica para qué sirve. Y repítelo. Porque si el equipo cree que es un mecanismo de control, perderás. Si lo ve como protección, ganarás.

Dudas frecuentes que todos tienen (y respuestas sin rodeos)

¿Hay que registrar las pausas para el café? No obligatoriamente. Pero si no puedes justificar las horas efectivas trabajadas, estás vendido.

¿Qué pasa si un trabajador olvida fichar? Debe haber un protocolo interno. Y debe aplicarse. Si el olvido es recurrente y no se corrige, es problema de la empresa.

¿Es compatible con la flexibilidad? Totalmente. Lo que hay que registrar es la jornada real, no una teoría de horarios.

¿Y el teletrabajo? Tiene que fichar como cualquier otro trabajador. No importa desde dónde.

¿Puedo usar una app gratuita? Sí, si cumple con todos los requisitos legales. Pero ojo con las soluciones sin trazabilidad ni seguridad.

El registro horario puede ser tu aliado (o tu peor pesadilla)

Lo hemos repetido y lo diremos una vez más: fichar no es una carga si se hace bien. Es una herramienta de control, sí, pero también de transparencia, organización y mejora de procesos. No lo subestimes.

En Smarteam, sabemos que cada empresa es un mundo. Por eso ofrecemos soluciones de registro horario adaptadas, escalables y legales. Sin complicaciones. Sin sustos.

Porque cumplir no es una opción. Es una responsabilidad. Y una oportunidad.